A Gestão documental deve ser feita de forma metódica e organizada, afim de otimizar a logística e conservação dos arquivos da empresa. Para que esse processo ocorra da melhor forma possível é preciso seguir as seguintes etapas:
Captura de documentos de qualquer origem
A captura de documentos está relacionada ao processo de digitalização de documentos. Para isso, são utilizados equipamentos de alta tecnologia (scanners de alta produção, computadores, microfilmadora eletrônica, entre outros) e mão de obra qualificada e especializada para que toda a operação seja realizada com a máxima eficiência e sem danos à documentação.
Dentro desse processo, utiliza-se a indexação, um sistema que utiliza palavras-chaves relacionadas ao documento a fim de facilitar seu rastreamento posterior. Os termos são adicionados aos metadados do documento, como número do pedido ou número do cliente, que facilitam a localização desses documentos.
Captura de documentos em papel
A captura de documentos em papel é feita por meio de escaneamento. Um software ligado a ele possui a capacidade de tratar aspectos importantes desse processo, como a retenção, o processamento, a validação e o gerenciamento de todo o conteúdo gerado.
Além de otimizar essa captura, fazendo com que documentos em papel tenham uma versão digital, o processo de indexação é feito automaticamente. Isso facilita a organização e o acesso quando necessário.
Captura de relatórios gerados pelo sistema
Sistemas de negócios geram relatórios, que contêm informações importantes desde níveis de estoque em um depósito até tendências de vendas. Um sistema de gerenciamento de documentos oferece a capacidade de capturar esses dados gerados pelo sistema automaticamente. Com isso, é mais prático disponibilizá-los para seus gerentes e equipes de vendas mais rapidamente.