Vantagens e Benefícios
Aqui estão algumas vantagens e benefícios que sua empresa terá ao contratar nossos serviços de arquivos
Disponibilização de espaço físico na sede da empresa-cliente
A retirada da documentação da sede do cliente é praticamente imediata, liberando importantes áreas para as atividades produtivas da empresa.
Eliminação das dificuldades para gerenciamento e manutenção dos arquivos
Ao contratar nossos serviços, a empresa livra-se das tarefas de arquivo, passando a contar com uma equipe profissional inteiramente dedicada a administrar os documentos e atender as solicitações de consultas e outras demandas. O cliente passa a ter uma preocupação menor com rotinas burocráticas e mais foco nas atividades produtivas.
Redução de custos com a administração do acervo
Manter um arquivo em condições ideais ou localizar documentos em acervos desorganizados custa caro. A ARQUIVO LOCAL, por ser especializada e exclusivamente voltada ao Gerenciamento de Documentos, oferece todas as vantagens e comodidades da Terceirização da Guarda (custódia de documentos) e Administração de Documentos a um custo muito inferior ao despendido pelas empresas para manter seu próprio arquivo.
Organização dos documentos a baixo custo
Quando necessário, a ARQUIVO LOCAL ordena o arquivo antes de sua entrada no serviço de Guarda (custódia de documentos), mediante orçamento à parte e metodologia própria, que assegura a localização rápida e eficaz dos documentos quando pesquisados, a um custo muito inferior aos procedimentos tradicionais de organização de arquivos oferecidos pelo mercado.
Garantia de manutenção da organização do arquivo
Organizar o arquivo somente não basta. Sem a presença constante de um profissional capacitado e instrumentos de gerenciamento eficazes, todo o trabalho e recursos empregados perdem-se em poucos meses.
A ARQUIVO LOCAL conta com profissionais de grande experiência, utiliza métodos de eficácia consagrada e rígidos procedimentos internos para a correta guarda de acervos (custódia de documentos), atendimento a consultas e rearquivamento das devoluções de documentos, que asseguram a preservação da organização dos arquivos.
Além disto, relatórios gerenciais permitem a rastreabilidade de todas as movimentações de consultas e devoluções de documentos, possibilitando eventuais ações corretivas com o mínimo de esforço.
Ambiente de trabalho mais organizado e limpo
O armazenamento desordenado e sem critério de papéis acarreta acúmulos de poeira e proliferação de insetos e bactérias nos ambientes de trabalho, dando-lhes ainda um aspecto de desorganização e pouca beleza.
Com a transferência física dos documentos para a ARQUIVO LOCAL, os locais de trabalho das empresas-cliente tornam-se mais organizados, limpos e saudáveis, com a certeza de que os arquivos estarão acondicionados em condições adequadas e sob constante controle biológico contra bactérias e pragas.
Sigilo das informações, segurança e preservação dos documentos
Os recursos do software ARQUIVO LOCAL, associados aos procedimentos internos de segurança, permitem o acesso a índices, informações e atendimento de consultas somente aos usuários previamente cadastrados, cujas permissões podem ser segmentadas pelas divisões departamentais do arquivo ou títulos documentais. Todas as movimentações permanecem registradas no sistema e em protocolos de entrega e devolução de documentos.
Comodidade e agilidade nas consultas aos documentos
O software ARQUIVO LOCAL proporciona realização de pesquisas e solicitação de documentos de modo simplificado, cômodo e objetivo. A critério do usuário, o atendimento às consultas pode ser por envio das go to bath with remessa rodoviária dos originais.
O envio de imagens de documentos por e-mail ou fax é realizado em poucos minutos, satisfazendo os casos mais urgentes. Os pedidos de remessa rodoviária dos originais são atendidos em até 24 horas. A ARQUIVO LOCAL dispõe ainda de salas de consulta em suas instalações, em que os documentos são disponibilizados imediatamente aos usuários.
