Se sua empresa frequentemente extravia alguns documentos e os funcionários se sentem perdidos na gestão dos arquivos, é hora de conhecer os benefícios da Guarda de Documentos Terceirizada.
A terceirização da Guarda de Documentos
Existem diversas vantagens em contratar uma empresa terceirizada para fazer a guarda dos documentos:
• Redução de custos;
• Diminuição de riscos para o arquivo;
• Liberação do espaço físico na sede da empresa;
• Melhora da qualidade de vida no trabalho;
• Agilidade em consultas e localização de informações;
• Preservação correta dos documentos;
• Guarda de documentos em ambiente monitorado.
As chaves da guarda de documentos são a Organização e a Segurança.
A organização é o pilar fundamental de um processo satisfatório de guarda de documentos. Através de parâmetros preestabelecidos, são definidas as coordenadas de localização e rotinas para a execução do trabalho, o que tornará a guarda de documentos uma ferramenta de gestão de arquivos eficiente.
A organização dos documentos seguem os seguintes passos:
– Triagem, higienização e separação dos documentos;
– Criação dos critérios de indexação (de acordo com a realidade e a rotina do cliente);
– Implantação do sistema de gestão eletrônica de documentos que permitirá o gerenciamento virtual do acervo. Estes recursos são disponibilizados através software para gestão de documentos
A segunda chave para a guarda de documentos é segurança, que preza pelo monitoramento e condições ideais de armazenamento dos papéis.
– Condições de Armazenamento:
Para que o documento esteja fisicamente protegido, é preciso ser armazenado em condições ideais de temperatura, luminosidade, também é feita a prevenção adequada contra insetos enchentes e incêndios.
– Monitoramento e rastreabilidade:
O sistema de gestão de arquivos utilizado na guarda de documentos, deve ser capaz de monitorar toda a movimentação que o documento fizer. Por meio de recursos computacionais, é possível rastrear a localização do arquivo: quem “pegou”, em qual horário foram feitas retiradas ou devoluções e a qual atividade o documento se destinou.
Para mais informações sobre a guarda de documentos entre em contato com a Arquivo Local.