Encontrar um documento em uma empresa pode ser como encontrar uma agulha no palheiro, uma incursão cansativa e estressante através de milhares de papéis e arquivos. Estima-se que empresas perdem 1 mês do Ano apenas procurando informações armazenadas de forma inadequadas. Em alguns casos, a guarda mal feita de arquivos podem até mesmo acarretar em multas e prejuízos financeiros a empresa.
Mas nem tudo é caos e desespero. Confira 4 dicas da Arquivo Local para uma forma segura de arquivar os documentos.
1) Defina locais específicos para armazenar os documentos.
Antes de começar a fazer aquela pilha der papéis em cima da mesa ou jogar tudo em uma gaveta, defina um local de fácil acesso e bem sinalizado para guardar os seus documentos. O local deve obedecer condições apropriadas de iluminação, ventilação umidade e temperatura.
2) Organize os documentos por categorias.
Você pode dividir os arquivos por tipo, ano, assunto, cliente, colaborador, departamento, o importante é encontrar uma forma clara e fácil de encontrá-los depois. Você pode criar subcategorias para poupar tempo quando precisar acessá-los.
3- Designe um responsável pelo arquivo
O ideal é que todos os funcionários possam compreender a forma como os documentos são organizados e armazenados, mas ter um responsável direto por isso é fundamental. Se poder ser alguém com experiência em arquivologia melhor, pois é um trabalho metódico e que exige muita concentração, paciência e zelo. É importante também, fazer uma manutenção constante dos documentos levando em consideração os prazos legais de cada arquivo.
4- Conte com o apoio profissional
A Arquivo Local possui ferramentas que facilitam a gestão e a guarda de arquivos.
O serviço de Organização de Documentos e Arquivos utiliza ferramentas de organização e tecnologias que facilitam o controle e o armazenamento dos documentos dentro da empresa.
Outra solução apresentada pela Arquivo Local é a guarda de documentos, que consiste na armazenagem de documentos físicos em local seguro e apropriado para conservação dos papéis.