Ao entender o real impacto da organização no escritório na produtividade individual e coletiva, é preciso colocar em prática algumas ações para deixá-lo em boas condições. Basicamente, a ideia central é combater os vilões de qualquer ambiente de trabalho, que é a falta de espaço (ou má configuração dele), acúmulo de papel e o excesso de objetos.

Veja a seguir algumas dicas para garantir uma boa organização no escritório e, consequentemente, melhorar a prestação dos serviços ou oferta dos produtos a partir da otimização da produtividade.

Explore planos verticais

Dentro do conceito de  versatilidade, uma boa dica para garantir a organização do escritório é explorar planos verticais, que quase nunca são utilizados. As paredes podem servir como suporte para arquivos e como mural para colocar lembretes, calendários e quadros de produtividade. É uma forma de conseguir mais espaço livre e de acomodar pequenos objetos que poderiam bagunçar sua mesa ou outros cantinhos do escritório.

Aposte na digitalização de documentos

Muitas empresas apresentam uma grande dificuldade de fazer uma gestão documental eficiente diante do acúmulo de papel. Esse é, inclusive, um dos principais fatores que causam a falta de organização no escritório. Quando isso ocorre, seja por falta de cuidado dos próprios colaboradores ou pela correria do dia a dia, há uma grande risco de extravio e perda de documentos. O resultado pode ser desastroso, principalmente quando envolve papéis importantes para o negócio, como documentos jurídicos e fiscais.

Mesmo os locais que investem em um profissional para cuidar somente da gestão documental, manifestam dificuldade para a tarefa. Uma boa saída para acabar com tais problemas é investir na digitalização de documentos por meio de soluções tecnológicas.

Mantenha os arquivos em ordem

Os arquivos físicos existem mesmo em empresas que adotam a digitalização de documentos na gestão da informação. Isso porque existem documentos que precisam de uma cópia física, como aqueles que contêm assinatura das partes. E organizar os arquivos de uma empresa não é uma tarefa fácil.

Os documentos devem ser mantidos em ordem, no local correto, classificados com algum método que facilite para o colaborador encontrá-los

Adote objetos organizadores

As caixas organizadoras são objetos que economizam espaço ao permitir a guarda de grandes quantidades de objetos. O ideal é colocar nelas aqueles que são menos utilizados, mas que precisam estar à disposição para quando alguém precisar.

Outro objeto que auxilia na organização no escritório são os quadros de comunicação. Eles servem para distribuir avisos coletivos, realizar reuniões abertas de planejamento com clareza ou para determinar a rotina de certa equipe naquele dia. Em outras palavras, ela elimina o uso de papéis que ocupariam a mesa dos profissionais desnecessariamente.

Mas há um ponto muito importante ao adotar objetos organizadores. Deve existir um local específico para tudo para que eles não façam parte da desorganização. Vale a lembrança para explorar planos verticais e espaços ociosos, como gavetas das escrivaninhas.

Ilumine o espaço

Pode parecer uma dica sem qualquer fundamento, mas saiba que um espaço bem iluminado é fundamental para manter a organização no escritório. Não encare essa prática como uma dica ampla. Pense na realidade. Uma sala escura, com pouca luminosidade, faz com que as pessoas negligenciem a atenção em certos pontos. Aquele móvel atrás da porta que não recebe luz transmite a impressão de “abandono” . Em outras palavras, lugares pouco iluminados estão mais suscetíveis a acumular muitos itens.

Portanto, além da iluminação central dos espaços, veja como e onde é possível explorar pontos extras de luz. Bancadas, puffs espalhados, e até dentro de armário. A ideia é deixar tudo bem à vista para que os profissionais dêem a devida atenção àquele ponto e não o esqueçam.

Seja minimalista

Menos é mais. Isso se aplica integralmente à organização no escritório. É muito mais fácil deixar um espaço em ordem quando não há muitos elementos. Portanto, gestores e colaboradores devem deixar à vista somente o que é utilizado com frequência. E é fundamental que todas as pessoas da empresa sejam estimuladas a fazer o mesmo.

Sabe aquele livro de consulta que só é utilizado para conferir a versão final do documento? Ou aquele marca-texto que você usa na hora de enviar um contrato revisto? Deixe-os na gaveta, mas não em cima da mesa. Assim, fica mais fácil fazer a limpeza do local, o que também contribui demais para a organização no escritório. E uma dica para manter a mesa sempre limpa é ter uma cesta de lixo ao lado da bancada de trabalho.

É também essa postura minimalista que faz com que a empresa não sofra com a perda e o extravio de pastas e documentos. Afinal, eles estarão arquivados em local apropriado.