Documentos, documentos e mais documentos. Quem tem empresa sabe a burocracia e a papelada que é preciso armazenar. Chega um momento em que precisamos arrumar mais espaço para guardar os documentos. Não tem jeito, ou você aumenta o espaço ou joga alguns arquivos fora. Mas é preciso saber quais papéis você pode discartar para não evitar problemas no futuro.
Antes que você saia jogando tudo fora, nós da Arquivo Local preparamos uma lista de quanto tempo quardar cada documento.
Documentos tributários: 5 anos
Os documentos relacionados a tributos devem ser guardados por 5 anos, eles são:
Imposto de Renda (IR);
- Contribuição Social sobre Lucro Líquido (CSLL);
- Programa de Integração Social (PIS);
- Contribuição para Financiamento da Seguridade Social (Cofins);
- Simples Nacional;
- Notas fiscais, recibos e comprovantes de lançamentos;
- Livros Fiscais e contábeis;
- Sistemas eletrônicos de dados de escrituração fiscal ou contábil;
- Declarações: DIPJ, DCTF, DIRF;
- Declaração Anual do Simples Nacional (DASN);
- Declaração de Ajuste Anual – declaração e comprovantes de lançamentos.
Documentos trabalhistas e previdenciários: 30 anos
Os documentos trabalhistas e previdenciários devem ser guardados por 30 anos, eles são:
- Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS);
- Guia recolhimento do FGTS e informações à Previdência Social (GFIP);
- Guia de recolhimento rescisório do FGTS e da contribuição social (GRFC).
Documentos de folha de pagamento e sistemas: 10 anos
Os documentos relacionados à folha de pagamento e sistemas eletrônicos devem ser guardados por 10 anos:
- Folha de pagamento;
- Sistemas eletrônicos de dados trabalhistas e previdenciários.
Outros documentos: 5 anos
Alguns documentos que fazem parte da empresa precisam ser guardados por 5 anos, eles são:
- Contribuição previdenciária (GPS);
- Contribuição Sindical (GRCSU);
- Recibo de pagamento de salário, férias, 13º salário e controle de ponto;
- Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED);
- Relação Anual de Informações Sociais (RAIS).
Documentos de afastamento: 2 anos
Os documentos referentes ao afastamento do trabalhador também devem ser guardados por 2 anos, eles são:
- Termos de rescisão de contrato de trabalho;
- Pedido de demissão;
- Aviso prévio.
Documentos de contratação: indeterminado
Alguns documentos referentes à contratação de funcionários devem ser guardados por prazo indeterminado, eles são:
- Contrato de trabalho;
- Livro ou ficha de registro do funcionário.
Outra solução eficiente para a falta de espaço no arquivo é a contratação de um serviço de guarda de documentos. A Arquivo Local conta com um espaço idealizado para maior segurança e duração dos papéis da sua empresa. Com controle da temperatura e umidade, Sistema de detecção e combate a incêndio e vigilância 24 horas. Entre em contato e saiba mais sobre o serviço de guarda de documentos empresariais.