Como é feito o serviço de BPO Business Process Outsourcing
Diferentemente da simples terceirização contábil, o BPO Financeiro promove uma visão completa da empresa, ou seja, isso se transforma em dados e gráficos que demonstram ao empresário onde estão os desencontros e as falhas.
É importante ter na estratégia de implementação o alinhamento com o time daquela área. É importante deixar claro o objetivo da implementação BPO na área. Questionamentos naturalmente vão surgir nos colaboradores. “Será que ainda sou necessário? O que vai acontecer com todo este setor? Serei mandado embora? Meu trabalho não é bom?”.
Esclareça antecipadamente todos os pontos para que as principais preocupações sejam eliminadas. Geralmente os processos BPO não visam serem implementados para reduzir quadro de funcionários, mas sim, aumentar a efetividade e capacitação dele, liberá-los de tarefas operacionais e deixá-los focados no estratégico. Isto ajuda o time a engajar nos novos desafios dentro da empresa.
Metodologia para execução de serviços BPO
Fase I – Diagnóstico
Entendimento da Empresa: Detecção das áreas críticas, questões e desafios que afetam os processos que estão sendo terceirizados.
Com base nas informações coletadas teremos:
- Entendimento da estrutura administrativa;
- Níveis de volume de transações esperados;
- Requisitos básicos de conformidade;
- Nível de aprovações;
- Indicadores de desempenho.
Nesta fase são determinadas as regras de negócio que regem o desempenho dos terceirizados. Controles, políticas, requisitos legais e relatórios. Definição clara dos papéis e deveres do fornecedor terceirizado, controles internos, manutenção de uma política e processos internos
Fase II ‐ Transição
Durante esta fase, é implantado o plano de trabalho para a transição, com a customização, nos sistemas da contratada, dos processos e serviços terceirizados.
Fase III ‐ Continuidade
Nesta fase, assumimos a responsabilidade pelos processos e execução dos serviços terceirizados.
Outras funções a serem executadas durante esta fase incluem:
- Monitoração da conformidade com os compromissos de entrega;
- Emprego de técnicas de melhoria contínua;
- Suporte estratégico e acesso aos recursos mundiais da Contratada;
- Treinamento e ferramentas de medição de desempenho;
- Monitoração, manutenção e atualização de soluções tecnológica;