Mesmo que o campo de atuação de empresas varie de segmento para segmento, o objetivo principal de qualquer organização é sempre o mesmo: lucrar. Empresas precisam ser lucrativas para serem bem sucedidas e benéficas para as pessoas por trás dela. Por isso, muitas ações são pensadas justamente para aumentar as vendas — e uma boa gestão de documentos pode ajudar neste processo.
Ainda que uma boa gestão de documentos não tenha o aumento das vendas como uma consequência direta, ela é responsável por diversas mudanças em todos os setores da empresa. Essas mudanças, por sua vez, são as ações que promovem diretamente uma maior eficiência no processo de vendas.
Um problema muito sério que ocorre em muitas empresas — independente do setor — é a falta da devida atenção aos documentos. É muito comum, por exemplo, chegar em organizações e se deparar com pilhas de papéis nas mesas, ou com uma sala qualquer em que os documentos são simplesmente largados de qualquer jeito.
Qualquer método que vise acabar com situações assim, isto é, deixar os documentos devidamente tratados, pode ser chamado de gestão de documentos. É preciso gerenciá-los para manter a ordem e evitar que problemas relacionados à dificuldade de encontrar informações aconteçam.
Aqui, existem algumas opções diferentes. Pode-se:
– Contratar um serviço de organização de documentos, em que uma empresa especializada no assunto vai até o local e organiza cada arquivo seguindo as melhores práticas de gestão;
– Apostar na guarda de documentos, em que todos os arquivos físicos são enviados para uma empresa especializada e ela se torna a responsável pela gestão;
Diretamente falando, a gestão de documentos não necessariamente aumenta as vendas. Mas as mudanças que ela causa na rotina de trabalho da empresa sim. Pense em quanto tempo cada colaborador gasta para encontrar um documento perdido. Com uma boa gestão, os arquivos são encontrados instantaneamente, e o tempo que seria gasto com uma busca a fundo pode ser investido em atividades focadas em vendas.
Toda a organização da empresa fica muito mais centrada. A partir do momento em que os funcionários não precisam se preocupar com os documentos, o foco de cada um deles pode ser direcionado ao que realmente importa.
Outra forma indireta de aumento de vendas através da gestão de documentos é a boa impressão que isso causa. Quando os clientes atestam que a empresa é bem organizada, a confiança aumenta muito — e, dependendo do segmento, este pode ser um ponto chave para fechar negócios.