O que é gestão de documentos?
Conforme a
Lei n° 8.159, de 8 de janeiro de 1991, as empresas precisam guardar por um prazo mínimo os documentos de caráter estratégico para o seu negócio. Dessa forma, é necessário criar uma gestão eficiente do arquivamento desses papéis para facilitar o manuseio e, até mesmo, não deteriorarem. Muitos gestores ainda apostam na gestão interna, ou seja, separam uma sala de seu escritório para atender essas exigências. Porém, na maioria das vezes, os documentos ficam expostos de maneira desorganizada, não têm acompanhamento do prazo para descarte e acumulam muito papel. Dessa maneira, muitas organizações estão preferindo contratar uma empresa terceirizada para realizar esse trabalho. Ela faz uma gestão eficiente por meio da tecnologia, ou seja, com apenas uma busca rápida no computador, é possível acessar qualquer arquivo. Além disso, a terceirização da guarda de documentos aumenta a produtividade dos colaboradores e libera espaço físico da empresa.
Quais os benefícios de contratar uma empresa de guarda de documentos?
Se você já se interessou pelas soluções que a terceirização dessa função traz, confira abaixo os principais benefícios em contratar uma empresa de guarda de documentos.
1. Conservação e preservação dos documentos
Conforme dito, o maior benefício da terceirização desse serviço é a conservação dos documentos em local adequado, aproveitando as facilidades da
tecnologia, visto que são inúmeros os motivos que causam a deterioração do papel, como umidade, manuseio, calor, risco de extravio, entre outros.
2. Organização e gestão profissional
Os documentos são organizados de forma padronizada em uma plataforma destinada a esse fim, e as ferramentas utilizadas para esse cadastro podem ser definidas através de procedimentos e normas administrativas, prevendo locais específicos, nomenclatura, datas previstas para descarte e
reorganização da documentação.
3. Otimização do tempo
Os colaboradores geralmente perdem muito tempo procurando documentos nos arquivos e isso pode impactar na tomada de decisão rápida ou até mesmo levar à perda de um prazo.
4. Redução de custos
A gestão terceirizada reduz o custo operacional da empresa, devido à otimização do tempo dos colaboradores, à economia de espaço físico, e à redução da necessidade de equipamentos e mobiliários de arquivo, bem como de novas impressões.